设备资产管理系统之采购管理

设备资产管理系统中的采购管理涉及的内容有主要管理对象、结算方式、业务流程等。

1、主要管理对象

采购活动主要管理对象有采购对象、采购数量、采购价格、供应时间、供应商（含服务商）以及商务合同等。

采购对象通常按照两种方式来划分：（1）按照形态，可以分成具有实体形态的备件材料及五实物形态的服务两大类。其中，备件材料又包括设备备件、润滑油、工具等。（2）按照用途，可以分成工程项目用、生产用、维修用等种类，不同用途的采购对象能否一起签订采购合同，取决于财务制度；按照用途分类，往往与财务科目有直接的关系。

采购数量在不同的业务环节，其取值会有所不同：在使用单位提出阶段，采购数量是其内部预计消耗的数量；而在采购单位确定采购阶段，采购数量是其向外购置的数量；这两个数量通常是不相等的。

采购价格是影响采购成本的主要因素，为了有效降低采购价格，对外，通常采用大批量采购、框架采购、长期采购等方法来降低采购成本。对内，通常对备件进行价格管制、对非标设备备件进行标准化等工作来降低采购成本。

供应时间一方面影响设备备件能否准时地保障使用或者服务能否及时提供，而不会影响生产；另一方面也影响到对外结算到发生时间，所以企业通常要限制供应商在规定的时间窗口内供应，提前或者推迟到行为都要禁止发生。大宗采购时，通常采用按照需求量来分批次供货。

供应商（含服务商）是采购管理的基础工作，通常要从两个不同的方面对供应商进行管理：一方面是供应商提供的货品或者服务队企业设备资产工作的影响程度；另一方面是供应商的工商注册信息、供货能力、供货质量或者服务质量等内容；对供应商进行划分等级管理时，要按照这两个不同的方面进行综合管理。

2、结算方式

通常的结算方式有：批次结算、固定期限结算、消耗结算等几种。

批次结算可以用在预付款、验收后结算等各种情况，此类结算等特点是资金流和物流基本同步。

固定期限结算通常是按照月度、季度或者固定的时间周期来与供应商进行结算，即从设备备件正式收货时刻后的固定期限后才与供应商进行结算，此类结算的特点是资金流发生的时间晚于物流发生的时间。对消耗量大、市场供应充足的设备备件，通常采用这种结算模式。

消耗结算是指货物消耗后的一定时期才进行结算，消耗发生的时刻可以是设备备件的出库时刻，也可以是设备备件使用一段时间之后的某个时刻。此类结算资金流的发生比物流发生的时间更晚。

具体某种设备备件采用哪种结算方式，需要综合考虑市场情况、企业经营状况等因素，并非企业自身就能确定。从企业资金流的角度看，三类结算等优先级分别是：消耗结算、固定期限结算、批次结算。

3、业务流程

按照采购活动发生的时间顺序，采购业务流程包括：需求计划、采购计划、市场询价、招标、签订商务合同、供货管理、对外结算、票据管理、供应商及其评审等内容。